Was bei mir gerade läuft.

Zwei Sachen findest du hier: Systeme, die ich gebaut hab und selbst nutz. Und die Denkmodelle dahinter. Ohne die zweiten bringen die ersten erfahrungsgemäß wenig.

Systeme

Personal Content Flow

Was es ist: Mein halbautomatisierter Content Flow in Notion. Rohdaten, Leitfaden, Schreiber- und Designer-Agent, Redaktionsplan.
Was es löst: Hundert Ideen, kaum Zeit. Aus einem Gedanken pro Woche werden mehrere Beiträge, die nach mir klingen. Kein Quick-Win, eher ein Samstagvormittag Setup und ein paar Wochen Geduld.

Notion-Setup zum Nachbauen →

KI-Redaktionsplan für Agenturen

Was es ist: Ein zentraler Redaktionsplan für mehrere Kunden, mit Leitfäden und Kundenwissen als Gedächtnis.
Was es löst: Content für mehrere Kunden, ohne jedes Mal bei null anzufangen. Feedback fließt zurück ins System.

Video ansehen →

Lean Production Flow

Was es ist: Ein individuelles Produktivitätssystem für Selbstständige, Teams und Unternehmen, aufgebaut auf meinem Framework B.A.S.I.S. Ich begleite das als Co-Founder auf Zeit, nicht als Berater von außen.
Was es löst: Dass nicht mehr jeder Task über deinen Kopf läuft. Ein großer Teil der nicht-kreativen Arbeit ist repetitiv und vorhersehbar, ich würd sagen um die 80 %. Die gehört in Prozesse und Systeme, nicht in den Kopf.

Zusammenarbeit anschauen →

Denkmodelle

B.A.S.I.S.

B – Burn the Clutter: Alles raus, was bremst. Altlasten, Low-Budget-Kunden, Abos, die keiner mehr nutzt.
A – Align: Ziele ausrichten. Wo willst du hin, und was hält dich gerade davon ab?
S – Systematisieren: Prozesse bauen. SOPs, Strukturen, Workflows, Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
I – Integrieren: Tools, Automatisierungen und KI einbinden, die diese Systeme beschleunigen.
S – Skalieren: Abgeben, was nicht in deine Hände gehört. Delegation, Outsourcing, Loslassen.

Ehrlicherweise müsste das A vor dem B stehen. B.A.S.I.S. klingt halt besser als A.B.S.I.S.

Systeme und Denkmodelle mit denen ich Arbeite.

Die Baum-Metapher

Kurz gesagt: Kein Baum fängt bei den Blättern an zu wachsen.

Zuerst kommen die Wurzeln, dann der Stamm, dann die Äste und zum Schluss die Blätter. Soweit so klar, oder? Bei einem Unternehmen ist das ziemlich ähnlich.

Die Wurzeln sind deine Perspektive. Deine Werte, deine Sichtweisen, deine Persönlichkeit. Die bestimmen, wo der Baum steht und woraus er seine Kraft zieht. Sie lassen sich nicht von heute auf morgen ändern. Teilweise, werden sind sie vermutlich sogar unveränderbar.

Der Stamm ist deine Strategie. Die Richtung für die nächsten ein bis drei Jahre und die Ziele dafür. Den kannst du verändern, aber das braucht Zeit.

Die Äste sind deine Systeme. Die Marketingstrategie für die nächsten drei Monate, der Ablauf eines Kundenprojekts, das Vertriebssystem. Bricht mal einer ab, wächst relativ schnell ein neuer nach.

Die Blätter sind die Tools und Maßnahmen. Instagram, das NAS, die Buchhaltungssoftware, das Equipment. Die fallen jedes Jahr ab und genauso solltest du diese Dinge auch regelmäßig überprüfen ob sie dir noch dienlich sind.

Ich hab früher ständig an den Blättern herumgedoktert. Ganze Wochenenden bin ich an einer neuen Software-Umgebung gesessen, die am Ende niemand verwendet hat, weil sie nicht die richtige war. Eine neue Kamera, eine neue Website oder ein neues Tool löst das Problem „zu wenig Kunden“ in den seltensten Fällen. Außer sie arbeitet einer Strategie zu, die darüber liegt.

Grundlegend heißt das: Ein strategisches Problem lässt sich nicht auf taktischer Ebene lösen. Ein neues Blatt verändert den Stamm nicht.

Mehr dazu im Kapitel „Systematisieren“

Die Lean Cadence

Kurz gesagt: Jeden Tag eine Stunde statt einmal acht.

Kurze Frage: Kennst du diese Wochen, in denen du nur reagierst? Am Sonntag ist die Woche schon zu 100 % verplant, dann kommt trotzdem noch was rein, und irgendwann sitzt du wieder bis 22 Uhr am Laptop.

Den Teil in dir, der auf jeden „Notfall“ anspringt, nenn ich den Herzchirurgen. Kunde ruft an, Kunde braucht jetzt was, alles fallen lassen. Klingt im ersten Moment nach engagiertem Dienstleister. In Wahrheit ist es der Anfang vom Strudel: zu viel auf einmal, weniger Energie, schlechtere Entscheidungen. Und die drei Stunden am Stück, die ich für kreative Arbeit bräuchte, gibt's dann nicht mehr.

Die Idee dahinter kommt aus dem Toyota Production System. Donald Reinertsen hat sie als einer der Ersten auf Wissensarbeit übertragen: raus aus dem ständigen „zu viel“, rein in einen gleichmäßigen Fluss. Ich nenn das: weg vom Herzchirurgen, hin zum Herzschlag.

Jahrelang hab ich meine Woche geclustert. Montag Outreach, Dienstag und Donnerstag Shooting, Mittwoch und Freitag Schnitt. Irgendein Tag ist fast jede Woche anders gelaufen als geplant, und zack, Samstag bis 22 Uhr im Büro. Mittlerweile mach ich jeden Tag ein bisschen was von etwas. Fällt der Montag aus, bleiben vier andere Tage.

Damit das funktioniert, brauch ich vier Werkzeuge:

WIP-Limits: Wie viele Projekte kann ich gleichzeitig tragen? Bei mir sind's rund vier Projekte im Jahr, mit bewussten Phasen ganz ohne.
Die Cadence im Kalender: Fix eingetragen, nicht „irgendwann mach ich Outreach“. Sonst rutscht ganz schnell ein Meeting in den Deep-Work-Block.
Small Batches: Ein Videoschnitt wird zu Sifting, Rohschnitt, Grobschnitt, Musik, Feinschnitt, Grading, Sound. Lauter Blöcke von ein bis zwei Stunden.
Priorisieren nach Engpass: Wo klemmt es wirklich? Bau nicht einfach eine neue Website, weil das lustiger ist.

Das ist keine Regel, die ich jeden Tag perfekt umsetz. Eher eine Haltung, wie ich mit zu viel Arbeit umgeh, ohne einen Bereich komplett zu vernachlässigen.

Mehr dazu im Kapitel „Raus aus dem Herzchirurg-Modus“

Base-Line und Top-Line

Kurz gesagt: Ein Plan für gute Tage und einer für beschissene.

Ich nehm mir gern viel vor. Jeden Tag posten, mehrere Stories, Sales-Aktivitäten, ein bis zwei Newsletter pro Woche, jeden Tag Sport, 10.000 Schritte. Jetzt kannst du raten, wie oft dieser Idealzustand eintritt. Fast nie.

Das hat dazu geführt, dass ich mich selbst schlecht gemacht hab. Alles-oder-nichts-Denken, ständig unzufrieden mit der eigenen Arbeitsweise. Nach einem Jahresplanungsworkshop bei Manuel Morgen hab ich das umgestellt.

Zuerst der Zielraum. Kein fixes Ziel, sondern eine Spanne für die nächsten 90 Tage. Zum Beispiel drei bis sechs neue Kunden oder 10 bis 20 Stunden weniger Arbeit pro Monat.

Dann die Top-Line. Alles, was du an einem idealen Tag machen könntest, um schnellstmöglich ans Ziel zu kommen.

Dann die Base-Line. Und hier wird's unangenehm ehrlich: Welche zwei, drei Dinge machst du auf jeden Fall, auch wenn der Tag oder die Woche echt beschissen ist? Das muss auf einem Level sein, das du wirklich schaffst.

Meine aktuelle Base-Line:

2 YouTube Videos pro Monat (2h pro Monat)
1 LeanChapter pro Woche (ein bis zwei Stunden)
3 bis 4 kurze Beiträge aus dem Kapitel (rund eine Stunde)
Kundenbetreuung (drei bis vier Stunden pro Woche)

In Summe zwischen sechs und acht Stunden pro Woche. Damit mach ich keine riesigen Sprünge, aber ich halt meinen Status quo, vermutlich sogar mit ein bisschen Wachstum. Hab ich mehr Energie, geh ich Richtung Top-Line.

Eines dieser Kapitel hab ich übrigens auf der Couch geschrieben, 21 Minuten vor der Deadline, nach einem Regenspaziergang und ohne Motivation. War nicht auf dem Niveau, das ich mir wünsch. Rausgegangen ist es trotzdem. Genau dafür ist die Base-Line da.

Mehr dazu im Kapitel „Base-Line / Top-Line“

Der Türbau

Kurz gesagt: Nicht mehr Reichweite, sondern eine Tür.

Ein guter Freund von mir ist Hochzeitsfotograf, und zwar ein richtig guter. Er schließt rund 90 % seiner Anfragen ab. Er hat nur viel zu wenige davon. Das ist kein Verkaufsproblem und auch kein Qualitätsproblem. Ihm fehlt das, was vor dem Gespräch passiert.

Auf Social Media läuft's bei ihm eigentlich gut. Nur sind 70 bis 80 % der Leute, die interagieren, andere Dienstleister auf Inspirationssuche. Likes, Kommentare, Story-Views: Das ist anonyme Sichtbarkeit. Ich nenn es Nasenabdrücke am Schaufenster. Die Leute bleiben stehen, finden deine Arbeit „voll schön“ und gehen weiter. Weil es keine Tür gibt.

Was es stattdessen braucht, sind angreifbare Kontakte. Eine E-Mail, eine Telefonnummer, ein Kontakt, der dir gehört. Und davon braucht es als Dienstleister vermutlich viel weniger, als du denkst. Für ein Business wie seins reichen zwischen 300 und 500 richtig gute Leute.

Die Tür besteht aus drei Teilen:

Der Aufruf: Ein- bis zweimal die Woche sagst du in deinem Content klar, dass es bei dir was zu holen gibt. Verkaufen heißt hier nichts anderes als das einmal laut zu sagen.
Der Gegenwert: Kontaktdaten gibt mittlerweile kaum wer her, ohne etwas dafür zu bekommen. Bei ihm ist das ein kostenfreies Pärchenshooting, eine halbe Stunde, drei bis fünf Bilder.
Die Bewerbung statt der Anmeldung: Eine einzige Seite mit einem Mini-Formular und ein paar Fragen, die qualifizieren. Melden sich zehn Leute im Monat, nimmt er die zwei bis drei besten.

Kein Quick-Win. Wenn du bei null startest, brauchst du zuerst Reichweite, sonst steht vor dem Schaufenster ja noch niemand. Die Seite „Zusammenarbeit“ auf dieser Website ist übrigens genau so eine Tür.

Mehr dazu im Kapitel „Warum du keine 10.000 Follower brauchst (sondern eine Tür)“

Problem-Solution-First

Kurz gesagt: Verlieb dich ins Problem, nicht ins Tool.

Ich hab mich mal dabei erwischt, wie ich einen ganzen Vormittag lang ein neues KI-Tool „getestet“ hab. Prompt rein, Output raus, „nice“, nächster Prompt. Am Abend war kein Kunde besser bedient.

Seitdem geh ich in einer fixen Reihenfolge vor. Erst das Problem. Dann der ideale Zustand: Wie soll mein Alltag ausschauen, wenn das Problem gelöst ist? Und erst dann die Lösung.

Bevor ich ein Tool aufmach, skizzier ich den Prozess mit Stift und Papier. Die Frage dabei: Wie würde ich das einem Menschen erklären, den ich morgen anstelle? Erst wenn die Skizze steht, kommt die Tool-Frage. Und die hat vier mögliche Antworten:

Es gibt schon ein fertiges Tool dafür.
Ich bau es selbst.
Ich suche mir einen echten Menschen dafür (Freelancer oder Angestellten)
Ich mach es weiterhin händisch, weil alles andere zu teuer oder zu aufwendig wär.

Ein Beispiel aus meinem Alltag: Untertitel für Social-Media-Videos. Ich hasse das unfassbar. Es gibt Tools, die das für rund 15 Euro im Monat erledigen. Die eigentliche Frage ist dann nur mehr: Ist es mir das wert?

Und wenn die Lösung KI ist, braucht sie ein sauberes Datenfundament. Holt sich ein Agent seine Infos nirgends her, bleibt er ein teures Spielzeug. So oder so: Manchmal heißt die Lösung eben nicht KI, sondern ein Mensch, ein sauberer Prozess oder ein externer Dienstleister.

Mehr dazu in den Kapiteln „Mein KI-Fahrplan 2026“ und „Arbeitest du wegen KI eigentlich weniger?“